Nhập thông tin, phân loại yêu cầu, trả lời câu hỏi, cập nhật dữ liệu, làm báo cáo… nhiều công việc lặp lại có thể được AI hỗ trợ theo quy trình đã thiết lập.
TLT cùng doanh nghiệp xem công việc nào đang lặp lại, AI có thể hỗ trợ phần nào và điểm nào cần người phụ trách kiểm tra. Từ đó mới xác định có nên chuẩn hóa, kết nối bước hiện tại hay thử tự động hóa một phần công việc.
Bắt đầu từ một công việc cụ thể. Phạm vi tư vấn hoặc triển khai được thống nhất sau khi xem đầu vào, cách vận hành và nguồn lực của doanh nghiệp.
AI Automation có ý nghĩa khi giải quyết một bước lặp lại cụ thể. Trước hết, hãy nhìn xem đội ngũ đang mất thời gian ở đâu và lỗi thường xuất hiện vào lúc nào.
Không chỉ là thời gian nhập liệu. Khi điểm bàn giao thiếu rõ ràng, khách nhận phản hồi muộn, nhân sự phải dò lại thông tin và doanh nghiệp khó nhìn thấy kết quả của từng kênh.
Thông tin từ biểu mẫu không đến đúng người, hoặc tài liệu trả lời chưa được cập nhật. Khách phải kể lại nhu cầu và có thể dừng trao đổi trước khi được tư vấn.
Nhập cùng một dữ liệu nhiều lần, tìm người phụ trách, rà soát tệp báo cáo và kiểm tra phiên bản tài liệu chiếm thời gian của những việc cần phán đoán chuyên môn.
Nếu thiếu nguồn, trạng thái và kết quả xử lý, doanh nghiệp không thể phân biệt kênh tạo ít yêu cầu với khâu phản hồi làm mất những yêu cầu đã có.
Không mặc định cần xây lại hệ thống hay gắn AI vào toàn bộ quy trình. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một bước có đầu vào rõ, lặp lại đủ thường xuyên và có cách kiểm tra đầu ra.
TLT cùng doanh nghiệp làm rõ bài toán trước khi tư vấn và triển khai theo nhu cầu đã thống nhất. Một phương án có thể dùng công cụ sẵn có, kết nối các bước hiện tại hoặc xây cách làm riêng; lựa chọn phụ thuộc dữ liệu, hệ thống và phạm vi được xác nhận.
Khi khách gửi biểu mẫu, luồng có thể ghi nguồn, sắp xếp thông tin, báo cho người phụ trách và nhắc những yêu cầu chưa được xác nhận.
AI có thể hỗ trợ tìm ý, tóm tắt tài liệu hoặc phác thảo câu trả lời theo nội dung doanh nghiệp cung cấp; người phụ trách đối chiếu trước khi sử dụng.
Các nguồn đã thống nhất có thể được đưa về một mẫu để phát hiện phần thiếu, chuẩn bị báo cáo định kỳ và đánh dấu chỉ số cần xem thêm.
TLT cùng doanh nghiệp đi qua một tình huống thực: đầu vào, người thực hiện, công cụ đang dùng, thời gian và lỗi thường gặp.
Phân biệt thao tác lặp lại với vấn đề do thiếu dữ liệu, quy định chưa thống nhất hoặc khâu bàn giao không rõ.
Chọn bước có thể kiểm chứng; thống nhất đầu ra, trường hợp ngoại lệ, điều kiện cần thiết và người kiểm tra.
Chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế hoặc cấu hình luồng phù hợp và thử trên các tình huống thật đã được hai bên chọn.
Đối chiếu đầu ra với cách làm hiện tại: thời gian xử lý, việc bị bỏ sót, lỗi và công sức cần để rà soát.
Sửa quy tắc, bổ sung điểm kiểm tra hoặc dừng phần không hiệu quả; chỉ mở rộng khi cách vận hành đã rõ.
Rà soát luồng công việc, đề xuất phần có thể hỗ trợ, xác định điểm kiểm soát và thực hiện các hạng mục đã được thống nhất bằng văn bản.
Ví dụ công việc thực tế, tài liệu/quy tắc đang dùng, nguồn dữ liệu, hệ thống liên quan, đầu mối phối hợp và giới hạn truy cập phù hợp.
Xác nhận quy trình và mẫu đầu ra trước khi làm; thống nhất điều kiện cần thiết; thử các trường hợp thường gặp lẫn ngoại lệ; phản hồi khi có điểm cần xem lại.
Các dấu hiệu dưới đây giúp chọn việc cần kiểm tra đầu tiên; chúng không tự chứng minh rằng doanh nghiệp phải mua một giải pháp AI.
Thử lần theo một yêu cầu từ lúc gửi đến lúc phản hồi: đã ghi nguồn, giao người và cập nhật trạng thái chưa? Nếu bước bàn giao lặp lại và thường sót, có thể xem xét nhắc việc hoặc ghi nhận tự động.
Kiểm tra các nguồn số liệu có thống nhất tên cột, kỳ báo cáo và người xác nhận không. Nếu đã ổn định, có thể thử tự động tổng hợp; nhận định và quyết định vẫn cần người đọc.
Tập hợp câu hỏi và phiên bản trả lời đã được duyệt. AI có thể hỗ trợ tìm hoặc gợi ý bản nháp; các tình huống riêng, thông tin nhạy cảm và cam kết với khách cần chuyển người phụ trách.
Công việc lặp lại thường xuyên, đầu vào tương đối rõ, có người phụ trách và có cách kiểm tra đầu ra. Chọn một luồng nhỏ để so sánh trước và sau.
Quy trình thay đổi mỗi ngày, tài liệu nguồn chưa đáng tin, ít trường hợp lặp lại hoặc đầu ra phải do chuyên gia quyết định gần như toàn bộ. Hãy chuẩn hóa trước.
Nếu điểm nghẽn nằm ở nội dung, website hoặc cách các kênh phối hợp, hãy xem phần tương ứng trước khi quyết định có cần AI hỗ trợ.
Cho TLT biết công việc nào đang lặp lại, bước nào thường chậm hoặc dễ sót và doanh nghiệp muốn cải thiện điều gì. TLT sẽ cùng xem phần nào nên chuẩn hóa trước, phần nào có thể thử AI hỗ trợ và cần thêm thông tin gì để đánh giá tiếp.
